Teamevent oder Teambuilding planen – mit dieser Checkliste klappt‘s bestimmt!

Du möchtest ein Team-Event, Teambuilding, Betriebsausflug oder Incentive in Berlin organisieren? Damit an alles gedacht wird, haben wir eine Checkliste vorbereitet, auf der du die wichtigen inhaltlichen und organisatorischen Details abhaken kannst. Aber du findest hier auch einige weniger prominente Aspekte eines Teamevents bzw. einer Firmenfeier, die gerne vergessen werden.

Wir bei SurviCamp veranstalten regelmäßig Outdoor-Teamevents, Outdoor-Teambuildings und Outdoor-Incentives in Berlin und kennen daher alle Fallstricke, auf die es zu achten gibt. Aber auch, wenn du kein Outdoor-Event für dein Unternehmen planst, sondern ein herkömmliches Indoor-Event, kannst du unsere Checkliste nutzen.

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Firmenfeier & Event in Berlin – die Checkliste

Wir beginnen mit den sogenannten Hard Facts. Das sind alle Informationen über das Event, die sich in Zahlen oder kurzen Texten eindeutig festhalten lassen. Darauf ist zu achten:

  • Datum & Uhrzeit
  • Budget insgesamt oder Budget pro Teilnehmer (bitte lege hier unbedingt eine realistische Zahl fest)
  • Teilnehmerzahl
  • Anspruch bzw. Anlass, beispielsweise Teambuilding-Maßnahmen, Betriebsausflug, Firmenfeier, Incentive, Kick-Off-Event, Teamspiele etc.

Weiter geht es mit inhaltlichen Beschreibungen zum geplanten Event. Soll das Event eher „Normal“ sein, d.h. existierenden Erwartungen entsprechen? Das erleichtert eventuell die Planung und Recherche, birgt aber auch die Gefahr, einzelne Teilnehmer zu langweilen, weil sie dieses Format schon einmal erlebt haben (z.B. Kegeln). Oder soll das Event eine gewisse Einzigartigkeit („Einhorn-Status“) besitzen? Dann bleibt das Teamevent auf jeden Fall im Gedächtnis.

Gegebenenfalls bietet es sich an, hier auch die Mitarbeiter bzw. Teilnehmer ins Boot zu holen und eine Auswahl aus deren Idee und Wünschen zu treffen.

Du musst außerdem festlegen, ob es sich um ein Indoor-Event oder ein Outdoor-Teamevent handelt. Das beeinflusst maßgeblich die Inhalte und den Ablauf des Tages.

Seriöse Anbieter finden für ein Teamevent, Betriebsausflug oder Teambuilding in Berlin

Du hast nun bereits ein gutes Bild vom Event vor Augen. Wer hilft dir nun bei der Durchführung? Du hast zuerst die Wahl, ob du mit einer Agentur oder direkt mit einem Veranstalter zusammenarbeiten möchtest.

Vorteile einer Event-Agentur:

  • Großer Pool an Veranstaltern bzw. Formaten
  • Hilft bei der Ideensuche und Konzeptionierung

Nachteile einer Event-Agentur:

  • Teurer wegen des Agenturanteils
  • Weniger flexibel als direkt beim Veranstalter

Wenn du bereits eine klare Vorstellung hast, was du machen möchtest und was es kosten soll, brauchst du meistens keine Agentur mehr, sondern kannst dich direkt auf die Suche nach Veranstaltern begeben. Der erste Anlaufpunkt ist eine Suchmaschine deiner Wahl bzw. spezialisierte Event-Portale, die Veranstalter auflisten (z.B. http://wegmitdemchef.de).

Wie findest du heraus, welcher Anbieter gut und seriös ist? Wenn dich der Gesamteindruck eines Auftritts überzeugt (Website, Werbemittel, Katalog, Videos etc.), begib dich unbedingt auf die Suche nach Referenzen und Erfahrungsberichten über diesen Veranstalter. Besonders aussagekräftig sind Bewertungen auf unabhängigen Portalen wie Google Maps oder ProvenExpert, da diese mit großer Wahrscheinlichkeit ein realistisches Bild geben.

Details für dein Teamevent – Unbedingt dran denken!

Nun hast du deinen Anbieter oder deine Agentur gefunden, und gemeinsam arbeitet ihr noch ein paar Details aus. Das sind vor allem diese Punkte:

  • Essen & Trinken: Sollen die Teilnehmer frisch gestärkt erscheinen? Sollen sie Essen mitbringen? Gibt es ein Catering? Wenn ja, zu welcher Uhrzeit? Wer kümmert sich um die Getränke? Wie werden die Getränke abgerechnet (pro Getränk, Flatrate)?
  • Wo genau findet das Teamevent bzw. die Firmenfeier statt und wie kommen die Teilnehmer dorthin? Gibt es eine Anbindung an den ÖPNV? Werden Fahrgemeinschaften gebildet?
  • Gibt es körperliche Einschränkungen der Teilnehmer, z.B. in Hinsicht auf die Location und Aktivitäten (Rollstuhl, hohes Alter) oder in Hinsicht auf das Essen (Allergien, Diabetes)?
  • Soll das Teamevent bzw. der Betriebsausflug von einem Fotografen oder Videografen begleitet werden? Wenn ja, soll es am Ende auch ein Album bzw. ein geschnittenes Video des Events geben? Von wann bis wann soll der Fotograf da sein?
  • Hat jeder Teilnehmer eine Einverständniserklärung bzgl. der Bildrechte abgegeben?

Teamevent planen & durchführen – los geht’s!

Ob eine Firmenfeier im Sommer, ein Betriebsauflug am Wasser, ein Teamevent in der Kletterhalle, ein Incentive-Event oder ein Outdoor-Teambuilding – mit der Checkliste klappt es bestimmt. Wir wünschen dir viel Erfolg bei der Planung und Durchführung deines Teamevents!

Checkliste herunterladen

Du interessierst dich für ein Outdoor-Teamevent bzw. Outdoor-Teambuilding in Berlin oder Brandenburg? Gerne beraten wir dich kostenfrei und unverbindlich. Schicke uns einfach über folgenden Link eine Anfrage (KLICK) oder schicke uns deine Vorstellungen direkt an info@survicamp.de. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!

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